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Gestión de eventos, una herramienta de comunicación

Por Rita Cerna Cáceres – Magíster en Comunicación, Universidad Diego Portales, Diplomada en Marketing Estratégico, Duoc UC, Relacionadora Pública, Duoc UC y Duoc UC. Docente Adjunto carreras de Comunicación, Duoc UC sede Plaza Vespucio.

La Realritacerna1 Academia Española señala que evento viene del latín eventus que en su primera acepción lo considera como un acontecimiento, eventualidad o hecho imprevisto o que puede acaecer. En un tercer término y haciendo referencia a países como Cuba, México, Salvador, Perú, Uruguay y Venezuela consigna a los eventos como un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva.

La Gestión de Eventos ha adquirido importancia relevante como herramienta de comunicación no sólo del ámbito disciplinar que nos compete, sino de diferentes especialidades. Atendiendo a esta sencilla pero no menos importante definición, se rescatan algunos lineamientos esenciales a considerar para todos quienes deseen incursionar en este apasionante mundo de los eventos:

1. Quienes organizan un evento deben considerar que éste es un acontecimiento y debe ser creado y planificando pensando en que los asistentes vivan una experiencia única, distinta a lo cotidianeidad de sus vidas laborales y personales.

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2. El factor sorpresa el cual resulta imprevisto para quienes serán los públicos objetivos de nuestra actividad es el ingrediente esencial de dichas actividades. Constituye además un elemento diferenciador que permite generar ventaja comparativa con la competencia.

3. También debemos considerar que un evento se desarrolla en torno a un hecho de relevancia, digno de resaltar y conmemorar. Debe ser una actividad simbólica y significativa para el grupo humano que la desarrolla. Del mismo modo es una instancia relevante para la generación de significados al interior de la organización lo cual contribuye a mejorar el clima organizacional y construir sentido de pertenencia entre los colaboradores.

4. Si bien es cierto la actividad de celebrar es inherente al ser humano, no es menos cierto que gestionar un evento requiere preparación por muy sencillo e insignificante que éste pudiese parecernos. Cuidar los más mínimos detalles y tener presente que requiere de esfuerzo y mucha dedicación.

5. Finalmente los eventos pueden desarrollarse en los ámbitos más diversos que podamos imaginarnos: económicos, políticos, sociales, religiosos, artísticos, deportivos sólo por mencionar a algunos. Esta diversidad de posibilidades y alternativas también se torna interesante para los profesionales que se interesen en explorar esta área ya que nos abre al camino de la creatividad e ingenio.

rita B copiaPor todo lo anteriormente expuesto, es posible afirmar que gestionar un evento es una actividad cada vez más profesional y que se enmarca como herramienta fundamental en el ámbito de las comunicaciones y el mundo empresarial dado que todos sus elementos constitutivos son capaces de generar recordación, persuadir, convencer, encantar, dar a conocer, motivar y por qué no decirlo inducir a la compra de un producto o servicio.

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